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Newsletter Akselis décembre – Télétravail en 2020 : retour d’expérience et éclairage juridique

 

Pour cette dernière newsletter de l’année 2020, nous vous proposons de croiser les regards sur le télétravail, plus précisément sur le travail à distance qui s’est fortement généralisé cette année du fait des périodes de confinement dans le contexte covid-19.

Le confinement aura réussi ce tour de force de lever en quelques mois pas mal de freins et tabous organisationnels et managériaux liés au télétravail !

Comment ce recours au télétravail a-t-il impacté les organisations du travail, les pratiques managériales, le vécu des collaborateurs ?

Les entreprises n’étaient pas toutes prêtes à passer leurs équipes en télétravail car cela nécessite des équipements téléphoniques et informatiques pour tous, d’avoir anticipé et défini des règles concrètes d’organisation du travail individuel et d’équipe, et d’adapter les modes de communication et d’information. La culture d’entreprise joue également un rôle important, entre celles qui pratiquaient déjà le télétravail régulièrement et celles qui ne le pratiquaient pas ou peu, ou estimaient que cela ne s’appliquait pas à leur activité.

Quel retour d’expérience pouvons-nous tous faire, afin d’identifier les leviers permettant un télétravail efficace et bien vécu durablement ?

Quels sont les enjeux juridiques ? pour les entreprises qui n’avaient pas encore envisagé de recourir au télétravail régulier, ou qui n’avaient pas encore rédigé de charte ou d’accord, c’est l’occasion de faire un retour d’expérience en interne avec les équipes et de poser les principes d’un télétravail encadré et réussi. Qu’apporte l’ANI (Accord National Interprofessionnel) récemment négocié par les partenaires sociaux ?

Aussi, nous vous proposons deux regards croisés : celui de Maître Julia Mohamed pour un éclairage juridique, et celui de Christine Montagard pour un regard organisationnel et managérial.

Interview de Maître Julia Mohamed, Avocat associé, Marvell Avocats

« Pour les entreprises qui n’étaient pas dotées d’une charte ou d’un accord Télétravail au moment du Covid, que conseillez-vous dans l’immédiat (dans l’hypothèse où les périodes de télétravail vont encore être privilégiées dans les mois qui viennent) ?

Aucun texte ne contraint l’employeur à se doter d’une charte ou d’un accord d’entreprise sur le télétravail.  En clair, il est tout à fait possible de convenir de la mise en place du télétravail avec un salarié de gré à gré sans cadre global.

Toutefois, la pandémie de Coronavirus a très nettement accéléré le besoin de normalisation du télétravail. En effet, les entreprises qui n’étaient dotées d’aucune règle formalisée ont éprouvé le besoin de structurer cette nouvelle organisation du travail, ne serait-ce que pour fixer le nombre de jours hebdomadaire de télétravail.

D’ailleurs, nous avons constaté également que de nombreux clients déjà dotés d’une charte ou d’un accord ont également souhaité l’adapter du fait de l’ampleur du recours au télétravail depuis mars 2020.

Cela démontre bien l’utilité d’un texte de référence permettant de définir les règles du télétravail au sein de l’entreprise. D’autant que la législation en la matière laisse une grande marge de manœuvre aux entreprises pour adapter, via le dialogue social, le télétravail aux réalités du terrain.

Nous ne pouvons donc qu’encourager les dirigeants et DRH à se doter de tels outils qui permettent d’éviter de nombreux écueils : différence de traitement, isolement, litige sur la prise en charge des frais etc.

  • Qu’apporte l’ANI récemment rédigé sur le télétravail ?est-il contraignant pour toutes les entreprises ?

L’ANI du 26 novembre 2020 aborde de nombreuses questions qui ont déjà été traitées par l’ANI de 2005 et l’ordonnance Macron du 22 septembre 2017 tout en les précisant et en les complétant : volontariat, prise en charge des frais professionnels par l’employeur, droit à la déconnexion, droit au respect de la vie privée, prévention des risques liés à l’isolement, spécificités du télétravail en période exceptionnelle.

L’entrée en vigueur de ce texte n’entrainera aucun changement radical en matière de télétravail : il ne contient rien de « normatif ou prescriptif » comme l’avait annoncé le MEDEF dans le cadre des négociations. Pour l’essentiel, il précise un certain nombre de règles (notamment celle de la prise en charge de frais) et de bonnes pratiques. Petite nouveauté : l’ANI indique qu’un entretien annuel doit être organisé avec le télétravailleur afin d’analyser sa charge de travail.

L’ANI est actuellement en cours de signature par les partenaires sociaux (et ce, jusqu’au 23 décembre 2020) et il devrait entrer en vigueur le 1er janvier 2021 après parution au Journal Officiel.

A sa signature, l’ANI ne liera que les entreprises qui sont adhérentes d’une des organisations signataires (vraisemblablement le MEDEF, la CPME et l’U2P). Lorsque l’ANI sera étendu, il s’appliquera à une échelle nationale et interprofessionnelle. Il n’a néanmoins pas force de loi, les entreprises pourront y déroger par le biais d’un accord d’entreprise.

  • La prise en charge financière du Télétravail est un sujet épineux qui reste à définir par chaque entreprise : comment fixer le montant de cette prise en charge ? quelle est la différence entre l’indemnité d’occupation du domicile et la prise en charge des frais professionnels induits par le travail à domicile ?

La question de la prise en charge des frais supplémentaires induits par le télétravail (Internet, téléphone, électricité, fournitures et matériel…) est effectivement souvent un point d’achoppement dans le débat sur le télétravail.

Le principe est que l’employeur est tenu de prendre en charge les dépenses engagées par le salarié pour l’accomplissement de son travail y compris en télétravail. Il s’agit d’un point qui est réaffirmé par l’ANI. Cette prise en charge des frais peut prendre deux formes : soit un remboursement de chaque dépense sur présentation d’une note de frais, soit un versement mensuel d’une indemnité forfaitaire.

Le montant de l’indemnité forfaitaire peut être fixé selon le nombre de jours de télétravail dans le mois. Elle est exonérée de cotisations sociales dans la limite d’un certain plafond déterminé par la loi.

A titre indicatif, le barème de l’URSSAF prévoit une indemnité de 10 € par mois pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine, 20 € par mois pour un salarié effectuant deux jours de télétravail par semaine, 30 € par mois pour trois jours par semaine….

La prise en charge des frais de télétravail ne doit pas être confondue avec l’indemnité d’occupation du domicile qui compense le désagrément lié à l’utilisation du domicile à des fins professionnelles, notamment du fait que le matériel professionnel est stocké dans le logement du salarié.

Le versement de cette indemnité d’occupation n’est obligatoire que si l’employeur ne met aucun local professionnel à la disposition du salarié.

  • Un des aspects majeurs de ce télétravail pendant ce confinement a été « l’intrusion » du professionnel au domicile et dans la vie privée. A tel point que la Cnil a rédigé des recommandations sur le télétravail le 12 novembre 2020, dont une qui recommande aux employeurs de ne pas « imposer l’activation des caméras aux salariés en télétravail qui participent à des visioconférences »*. Est-ce un sujet qui relève du droit à la déconnexion ?  quels conseils donnez-vous aux Dirigeants et DRH sur ce point ?

Le droit au respect de la vie privée et le droit à la déconnexion sont des sujets distincts mais très liés. L’un protège l’intimité du salarié dans le cadre de sa vie personnelle et l’autre lui assure la possibilité de ne pas être connecté à un outil professionnel en dehors de son temps de travail.

Lorsque l’entreprise recourt au télétravail, il est nécessaire qu’elle envisage ces deux questions. La charte et l’accord d’entreprise sont fondamentaux pour cela.

Lorsque la CNIL recommande de ne pas imposer l’activation de la vidéo lors d’une réunion, il s’agit de préserver la vie privée du salarié. Elle veut ainsi limiter les intrusions dans la vie personnelle du salarié et notamment éviter la captation de l’image de proches du salarié qui se trouveraient au domicile au moment de la réunion.

Cette position est assez discutable dans la mesure où la diffusion de l’image peut participer à la convivialité dans une période d’éloignement des collègues de travail et préserver de l’isolement.

Il semble néanmoins prudent de suivre la recommandation de la CNIL, à moins que l’employeur puisse justifier que la tenue de la visioconférence à visage découvert est nécessaire en raison de circonstances très particulières. »

Marvell Avocats, 7 avenue Ingres, 75016, Paris – marvellavocats.com

*« De manière générale, la CNIL recommande aux employeurs de ne pas imposer l’activation de leur caméra aux salariés en télétravail qui participent à des visioconférences. (…) Bien que la diffusion de l’image puisse participer à la convivialité dans une période d’éloignement de ses collègues, le télétravail, particulièrement lorsqu’il est subi en raison de la crise sanitaire, peut porter atteinte au droit au respect de la vie privée, tout particulièrement aux autres personnes présentes au domicile. Dès lors, un salarié doit pouvoir en principe refuser la diffusion de son image lors d’une visioconférence en mettant en avant les raisons tenant à sa situation particulière. Seules des circonstances très particulières, dont il appartiendrait à l’employeur de justifier, pourrait rendre nécessaire la tenue de la visioconférence à visage découvert. » Les questions-réponses de la CNIL sur le télétravail –  12 novembre 2020 (site Cnil)

 

Interview de Christine Montagard, Consultante en Management et Organisation

  • « Quelles sont les principales difficultés qu’ont rencontré les collaborateurs et les managers dans ce télétravail imposé ?

En préambule, il me semble important de distinguer deux catégories : le travail à distance lié au confinement, et le Télétravail « en rythme habituel ».

Concernant le premier confinement, j’identifie deux caractéristiques principales. Les managers voyaient la totalité de leurs équipes (dont l’activité le permettait) confinés du jour au lendemain chez eux, 5 jours sur 5, pour une durée indéfinie. Côté salariés, le travail à temps plein à domicile était souvent doublé de la charge familiale à plein temps lors du premier confinement !  S’occuper des enfants et veiller à leur enseignement, préparer des repas pris habituellement hors domicile… Nous appellerons ce format le « travail à distance ».

Cela se différencie du Télétravail habituel qui résulte d’un double choix du salarié et de l’employeur : des membres d’une équipe qui travaillent à domicile 1 à 4 jours par semaine, selon des jours convenus à l’avance et selon un planning adapté à l’équipe ; par ailleurs, différence non négligeable, ces salariés sont 100% disponible pour leur travail puisqu’ils ne sont pas censés avoir de charge familiale pendant leurs temps de travail.

Lors du 1er confinement, sans préparation, la première difficulté a consisté à organiser le travail à distance. Doter les collaborateurs de matériel, se trouver un « coin tranquille » à son domicile, obtenir les accès au serveur d’entreprise, découvrir les outils visio-conférence… (tout en découvrant l’école à distance !). Ce temps d’adaptation a souvent duré un mois.

Une fois le travail à distance organisé, ses effets positifs sont le plus souvent apparus : les salariés ont pour beaucoup fait preuve d’autonomie et d’esprit d’initiative, le travail a été fait, et même bien fait ! Cette adaptation rapide a même fait envisager à certains employeurs de généraliser et pérenniser ce travail à distance lors du « retour à la normale », quitte à réduire les surfaces de bureau (et par la même occasion réduire leurs couts immobiliser…).

Mais c’est peut-être aller bien vite en besogne et oublier que les managers ont eu du mal à garder le lien avec leurs équipes. La communication par mail a parfois remplacé les échanges verbaux directs – avec des malentendus qui compliquent les échanges – les réunions en visio ont manqué de fluidité, les informations ont circulé plus difficilement, certains collaborateurs ont pu se sentir isolés, faute de contact avec leur hiérarchie et leurs collègues (on redécouvre les vertus des échanges informels autour de la machine à café !) . Tout cela a un impact sur la motivation et sur la performance individuelle et collective.

Après une telle épreuve, le télétravail – anticipé, organisé, garantissant des jours où l’équipe est réunie au complet – ressemblera à une promenade champêtre !

  • Concernant le difficile équilibre activité professionnelle/vie privée, qu’avez-vous constaté chez vos clients ? quels retours des collaborateurs ? quels seraient vos conseils ?

Cette question est toujours délicate. Si la culture de l’entreprise joue pour beaucoup dans le respect de l’équilibre Pro/Perso, c’est aussi à chacun, individuellement, de se fixer des règles pour y arriver.

En télétravail, les horaires sont normalement ceux de l’entreprise. C’est au management de veiller à ce que les salariés en télétravail aient des horaires qui garantissent leur vie privée.

J’ai entendu deux types de réactions par rapport au travail à domicile : les fervents partisans et les farouches opposants ! Quand les uns louent la souplesse d’organisation qu’octroie le travail à domicile, les autres sont révoltés par l’envahissement du professionnel dans leur sphère privée. Ils peuvent avoir vécu les réunions en visio avec caméra comme un intrusion dans leur intimité familiale.

Ces différences de perceptions et de vécu se respectent, et il sera important lors du retour à la normal d’écouter chacun pour répondre au mieux à ses besoins, dans le cadre de l’organisation, surtout si le télétravail se généralise.

  • Quelles sont les clés pour un manager, au quotidien, pour garder le lien avec chacun tout en maintenant une dynamique d’équipe ?

Pour vous répondre en quelques mots, je vous dirais qu’au-delà des réunions d’équipe et des appels à but professionnel – qui, lorsque le Télétravail sera revenu à la normal, pourront avoir les lieu les jours où les équipes sont présentes au bureau – il importe que le manager appelle très régulièrement chacun de ses collaborateurs pour prendre le pouls. Quelles sont les difficultés qu’il rencontre ? De quoi a-t-il besoin ? Comment vit-il la distance ? … Le rythme de ces appels est à définir avec chacun.

De même, on peut inciter les collaborateurs à se créer des réunions « informelles » à leur initiatives. Un de mes clients a ainsi ritualisé l’organisation de « réunions » en visio, à l’initiative de chacun des membres de l’équipe, appelées « Café, thé ou infusion pour les plus énervés ! ». Il constate qu’elles ont lieu une à deux fois par semaine, et durent environ 30 mn. Cela permet de maintenir un lien de convivialité entre les collaborateurs.

  • D’après votre retour d’expérience, quelles sont les caractéristiques de culture d’entreprise/culture managériales qui sont propices/favorisent un télétravail bien vécu et efficace ?

Une des clés pour le travail à distance et le télétravail, c’est la confiance. Les organisations basées sur l’autonomisation des équipes et sur le management responsabilisant sont donc les mieux dotées pour franchir le pas !

Cela implique une culture managériale forte et l’accompagnement des managers qui habituellement sont plutôt dans le contrôle et la maitrise des projets, pour les aider à être plus délégatifs et participatifs. »

Christine Montagard, Cabinet Imput Management

Merci à Maître Julia Mohamed et Christine Montagard pour leurs éclairages ! 😊

Et vous, quel est votre retour d’expérience, votre vécu ? comment abordez-vous 2021 et quels sont les enjeux à venir ?

Pour finir cette newsletter, nous souhaitons partager quelques exemples de « bonnes pratiques » efficaces, observées ces derniers mois :

  • Pour les Managers, des ateliers de co-développement ou d’échanges entre pairs pour partager des bonnes pratiques, prendre du recul, se sentir moins seuls dans leurs problématiques,
  • Formation et coaching sur le Management à distance et le repérage des salariés en difficulté (RPS),
  • Des cellules ou lignes d’écoute pour les salariés en difficulté,
  • Des rituels de « Café d’équipe » en visio, des temps informels, pour maintenir socialisation et convivialité,
  • Des baromètres et sondages pour mesurer le climat social et la « température » dans les équipes,
  • Les séminaires et moments conviviaux réinventés par des acteurs de l’évènementiel, innovant et adaptant leurs offres à distance (escape games virtuels, cours de pâtisseries en ligne et à domicile, etc )
  • De courts entretiens de reprise en sortie de confinement pour vérifier comment se portent les collaborateurs, partager les ressentis et les besoins, se réaligner,
  • Des ateliers massages, sophrologie, yoga, pour permettre une pause relaxation, prendre soin du corps et du mental…

Plus que jamais soyons pragmatiques et à l’écoute du terrain, formons les managers à leur rôle de coach et de capitaine d’équipe, associons chaque collaborateur à l’écriture de sa feuille de route en lui laissant du pouvoir d’agir en confiance et en conscience.

Nous vous souhaitons à tous une bonne fin d’année et de refaire le plein d’énergie pour démarrer 2021 avec sérénité et optimisme !

Estelle Fontaine

Le 17 décembre 2020

 

 

 





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